Choisir un traitement de texte pour son travail de fin d'étude

Le choix du programme dépend de plusieurs facteurs : le prix et les fonctionnalités bien sûr, mais aussi la possibilité de réouvrir le document dans son format original sur un autre ordinateur pour pouvoir le modifier (sécurité en cas de pépin technique), et enfin la possibilité de générer un fichier PDF destiné à l'impression (le PDF n'étant pratiquement plus modifiable mais assurant une reproduction fidèle de la mise en page d'un ordinateur à l'autre).

Les deux valeurs sûres : Microsoft Word et Open Office

Au niveau des fonctionnalités, Microsoft Word (côté payant) ou Open Office (gratuit et très complet) restent des valeurs sûres.
Il est rare d'utiliser vraiment toutes leurs fonctionnalités pour la rédaction des documents, mais au moins vous êtes pratiquement assuré de toujours y trouver ce dont vous avez besoin.
Un autre avantage de ces deux "classiques", c'est qu'ils sont disponibles pratiquement partout et sur n'importe quelle plateforme (Mac, Windows...)
Les utiliser vous assure donc de ne jamais être vraiment "bloqué" sans la possibilité d'ouvrir votre document sur un autre ordinateur que le vôtre. Si votre ordinateur a un problème quelconque à un moment ou à un autre, au moins vous pourrez continuer à y travailler sur à peu près n'importe quel autre ordinateur (il y aura en général toujours quelqu'un dans votre entourage qui aura une version de MS Word ou d'Open Office).

Les solutions alternatives en ligne (Google docs, Zoho Writer, ThinkFree Office, Windows Live...)

Une autre solution qui commence à pouvoir être envisagée est de le créer en ligne via google docs par exemple. Les fonctionnalités sont moins nombreuses mais suffisantes pour la majorité des cas quand le document ne dépasse pas une 20aine de pages. Pour des travaux plus conséquents, les limitations risquent par contre d'allourdir considérablement le travail (pas de numérotation automatique des titres, de table des matières dynamiques, gestion des entêtes et pieds de page manquantes, des notes de bas de pages...). Et si Windows Live propose de créer des documents MS Word, ne vous attendez pas à y retrouver les fonctionnalités du programme : la version en ligne est aussi terriblement allégée.

La solution la plus complète est sans doute celle de ThinkFree qui télécharge une application dans votre navigateur très proche d'un vrai traitement de texte. Le principal inconvénient, c'est que c'est très lourd (temps de téléchargement et parfois temps de réponse). De plus, nous avons eu la désagréable surprise qu'il plante deux fois notre navigateur...

Bref, pour des petits travaux, n"hésitez pas à y faire un tour, mais pour des grands, mieux vaut oublier.

Une dernière remarque : Windows Live vaut vraiment un coup d'oeil, non pas pour son petit éditeur, mais pour l'espace de stockage en ligne de vos documents avec synchronisation possible etc. Le service est intéressant et gratuit (25Gb de stockage pour l'espace document avec Skydrive et 5Gb pour l'espace synchronisé !).

Les autres traitements de texte

Enfin, de nombreux ordinateurs sont vendus avec une série de logiciels (Pack) déjà installés dont un traitement de texte : Microsoft Word étant parfois "trop cher" pour ces offres, et Open Office souvent étrangement "oublié", ce sont fréquemment des petits traitements de texte alternatifs qui sont installés (pas forcément mauvais, mais bien moins répandus).

Leur désavantage principal, c'est que si vous commencez à travailler votre document dessus et qu'il arrive quoique ce soit qui vous obligerait à passer à un autre ordinateur, vous allez vous heurter à une difficulté de taille : trouver un ordinateur qui ait le même programme (ou un autre programme qui parvient à lire votre fichier). Quand on a un mois devant soi, ça va, mais c'est rarement le cas pour les travaux étudiants.

Donc, si vous êtes dans le cas, pensez à vérifier sur quel logiciel vous travaillez. Nous avons eu par exemple des fichiers provenant de Works, Wordperfect, etc. que nous ne pouvons pas toujours ouvrir correctement, voir pas du tout !

Raison aussi pour laquelle, avec ces petits logiciels, si vous ne comptez pas imprimer chez vous, vous devriez vérifier le plus rapidement possible si vous arrivez bien à générer un PDF de vos documents à partir de ce programme. Et si vous comptez imprimer chez vous, à moins d'être absolument certain de votre matériel, on ne vous conseillera quand même jamais assez de prendre cette sécurité (même si ce n'est pas pour venir dans une imprimerie professionnelle, mais simplement débarquer chez l'un de vos copains "en catastrophe").

Donc les critères pour le choix d'un traitement de texte :

- a-t-il toutes les fonctionnalités nécessaires à votre type de document ?

- est-il répandu (sécurité de pouvoir ouvrir son document ailleurs en cas de pépins) ?

- son prix, mais avec une solution gratuite comme Open Office ce n'est pas vraiment bloquant... Il est sans doute juste un peu moins convivial que d'autres.

- enfin, la facilité de créer un PDF une fois le document achevé, ce que nous allons voir...

Possibilité de créer un PDF

A moins d'être absolument certain d'imprimer votre travail chez vous, sur votre imprimante connectée à votre ordinateur (celui sur lequel vous avez rédigé votre document), il faut absolument vous assurer de pouvoir créer un PDF (et si possible AVANT d'avoir déjà tout écrit).

Avec les petits logiciels alternatifs, nous venons de voir que c'était absolument nécessaire (on risque de ne tout simplement pas pouvoir ouvrir votre fichier ailleurs que sur votre ordinateur), mais même avec les fichiers provenant de logiciels plus répandus, c'est très très très vivement conseillé !

En effet, une mise en page créée sur son ordinateur est toujours susceptible de ne pas apparaître de la même façon sur un autre. C'est même très fréquent*. Le fichier dans lequel vous enregistrez votre document ne contient presque jamais la totalité des informations nécessaires à son passage à un autre ordinateur : il peut s'agir des polices bien sûr (et l'Arial sur votre ordinateur n'est pas forcément l'Arial du voisin), mais aussi parfois de certaines préférences propres à votre documents selon le logiciel que vous avez utilisez comme des marges, des tabulations, la façon dont les images sont incorporées etc.

Sur un document de 10 pages de texte assez simple ce n'est pas encore très grave : si on peut ouvrir le document il est souvent possible de remettre en ordre plus ou moins rapidement le texte. Mais sur des travaux de 40 ou 50 pages, le temps passé commence à sérieusement se chiffrer et, bien pire, il se peut qu'on passe à côté de certains changements sans les voir!

Pour ces raisons, une fois le document terminé, on crée un PDF destiné à l'impression.
Pourquoi pas avant ? Parce qu'un document enregistré en PDF n'est pratiquement plus modifiable, ce n'est donc pas un document sur lequel on travaille.
Il faut penser au PDF comme à une photographie fidèle de votre document (on ne peut plus changer la composition une fois le cliché pris).

Là encore, Microsoft Word (depuis 2007)  et Open Office sont particulièrement intéressants parce qu'ils ont des convertisseurs PDF intégrés. Si vous êtes sur Mac OS X par contre, c'est encore plus simple : on peut générer un PDF quasiment à partir de n'importe quel programme. Si vous êtes dans un autre cas, il y a toujours des solutions de rechange mais il vaut mieux les tester avant le jour J (lisez le tutoriel PDF).

Enfin, si vous ne pouvez vraiment pas créer de PDF : prévoyez d'imprimer au moins un exemplaire chez vous depuis votre ordinateur. La photocopie est certe un peu moins bonne en qualité que l'impression mais les copieurs numériques donnent quand même d'excellents résultats.

* Pour la petite anecdote, car vous êtes nombreux à  trouver ça "bizarre", sachez que le problème de portabilité ici décrit est parfaitement connu et reconnu. Si vous utilisez Microsoft Word comme bon nombre d'étudiants, voici un lien sur leur site qui explique d'ailleurs officiellement la même chose : http://www.microsoft.com/france/pme/services/fiches-pratiques/word-documents-pdf.aspx

Et pour la petite explication : ce n'est pas anormal du tout que ces programmes fonctionnnent de cette façon. Ils étaient destinés à un usage personnel, sur un ordinateur personnel, avec une imprimante personnelle (ou encore au bureau mais toujours avec le poste de travail relié à l'imprimante destinée à sortir le document). Jamais dans l'industrie graphique ils n'ont été destinés à de la mise en page pour de la publication chez un imprimeur (ou ailleurs d'ailleurs) : d'autres programmes y étaient dédiés, bien plus lourds, bien plus chers, mais surtout capables d'exporter la totalité des informations nécessaires à la reproduction exacte d'une mise en page sur un autre ordinateur.
Il était possible d'avoir des résultats satisfaisants cependant pour des petits travaux "simples" avec les traitements de texte (TFE, rapport, bulletin etc.) mais il fallait alors connaitre parfaitement les fonctionnalités de ce traitement de texte et d'être capable de s'en servir (paragraphes solidaires, sauts de pages, gestion des feuilles de styles, table des matières dynamique...), ce qui n'était et n'est toujours pas le cas de beaucoup gens (sur 8 ans, nous avons vu UN document Word qui suivait les règles).
Mais l'utilisation correcte d'un traitement de texte n'assure même pas la reproduction fidèle d'un document : elle assure seulement sa cohérence. Il risque toujours d'y avoir des différences visuelles mais elles seront acceptables (un titre ne sera pas coupé de son paragraphe, une image ne sautera pas à un autre endroit du texte que celui qu'elle illustre, la table des matières se mettra automatiquement à jour si un titre passe à une autre page etc.)
Avec l'évolution de l'informatique et du multimédia cette situation devenait évidemment problématique et c'est bien pour y apporter une solution que le PDF ("P" pour "portable") a vu le jour, et qu'il y a de plus en plus de solutions qui permettent de le générer.

Donc à présent : oui on peut arriver à faire des mises en page assez complexes et portables destinées à de la publication avec les programmes de traitement de texte personnels, mais uniquement si on peut en générer un PDF, raison pour laquelle le format devient d'ailleurs un standard dans l'imprimerie.

Il n'y a donc rien de bizarre dans tout ça, mais c'est assez regrettable que les sociétés qui développent les traitements de texte n'en informent toujours pas mieux leurs utilisateurs.